我告诉妍妍,一个不懂得主动把控工作的人,换到任何一份工作中,都会面临同样的问题和困惑,如果这些问题和困惑你现在不去解决,未来就会如滚雪球一样越滚越大,足以摧毁一个人的自信,甚至会认为这辈子也只能这样了,这样的人生无疑是一场悲剧。
听完这些分析,妍妍长长地叹了口气,她觉得自己对工作的了解实在是太少了,同时她迫切地想要知道,该如何做才能改变目前“被动工作”的局面。
想要化被动为主动,可以尝试以下这些方法。
1、将自己的工作进行分类,找出耗时最长的工作项目。
比如在妍妍的案例中,她从事的费用会计工作大致有三大模块构成,一是审核单据,二是支付费用,三是记账。
根据妍妍的说法,记账花费的时间很少,每天如果能专心处理的话,一两个小时也就够了;支付费用的时间也还好,因为目前都是网银转账,只要集中时间,每天一两个小时也足够;耗费时间最长的是审核单据的工作,因为这些单据太多太杂乱。
2、将你认为最繁杂的工作项目进行整理,用一个标准进行归类处理。
我告诉妍妍,实际上,看似杂乱无章的报销单据也并不是无章可循,比如可以按照部门分类,可以按照费用类型分类,等等。
如果按照费用类型分类,最常见的无非是差旅费、办公用品费、交通费、通讯费等。
一旦按照一个标准进行分类之后,原本几百张报销单据可以迅速被分成若干份,这对于后面的工作处理提供了便利。
要知道,如果你处理一堆杂乱无章的单据,刚刚根据差旅费报销标准审核了一张差旅费报销单据,接下来又要根据办公用品报销标准审核办公用品费用,你会发现你的思路被不停地打乱——当一个人的大脑从一个回路切换到另一个回路时,无疑会耗费一些时间和脑细胞用于切换这个动作本身。
而如果你把单据进行分类整理,不同的时间段集中处理不同类型的工作,你将大大节省工作时间。
比如你早上先花上一个小时集中处理差旅费报销单据,因为参照的标准相同,你会越处理越熟练,从而能有效地提高工作效率。
3、遇到疑难问题先放一边,等手头工作处理完毕再集中处理。
就像我们上学时代考试一样,当你遇到一个难题不会做时,最明智的方法是放一放,把会做的做完之后,回过头来再看这道题。
同样的道理,对于妍妍而言,如果遇到不符合规范或者存在疑问的单据,并不是发现一个问题就立即去找当事人,因为当事人如果有情绪势必和你理论一番,你会发现这会耗费很多口舌,同时影响你的工作心情,从而影响你的工作效率。
这个时候,最合适的做法是把这个单据放一边,等手头所有工作做完之后,将这些有问题的单据分部门整理出来,再将这些单据退回到各部门。
4、每天固定时间用于沟通和解答。
当这些单据退回到各部门之后,一定会有很多同事会向妍妍提出疑问,这个时候如果妍妍不对时间进行安排,会被这些突发的问题牵着鼻子走,从而打乱了自己的工作节奏与步伐。
此时可以采取一个办法,那就是告知各部门:“你们有任何留言尽管留言给我,我会在下班前集中解答各位的疑问。”
这样做有个好处在于,便于妍妍记录大家关心的问题,如果有必要,可以对他们进行培训。
5、主动承担岗位职责,并积极协助各部门共同做好这项工作。
举个例子,如果妍妍发现很多人在差旅费报销这一块对于各项补助标准不是很清晰,那么她可以将这些常错的问题及相应的规定整理出来,和部门领导及公司其他部门沟通一个方便的时间,对报销人员进行专业培训。
如果一来,其他部门的同事会对公司的报销规定更为清晰,在报销中也会减少很多低级错误,从而大大提高妍妍的工作效率,同时也有利于各项报销款能够及时给付。
6、深入了解岗位职责,找到最具价值的工作内容,投入主要精力。
就费用会计这个岗位来说,其最具价值的工作在于费用分析、费用预算及相关制度的修改及订立上。
在企业里,费用并不是孤立的存在,它与收入大致呈怎样的配比关系,如何通过一些比例发现费用的异常,及时找出企业中不合理的费用开支,以及需要修改哪些制度,包括提前做费用预算,等等,都是这个岗位能够给企业创造价值的工作内容。
如果妍妍能够做好前五项工作内容,再把工作重心渐渐转移到第六项中,那么她将打开全新的工作局面,从而获得满满的成就感。